למה לשכור יועץ עסקי: החזר אמיתי

שווה לשכור יועץ עסקי רק כאשר הבעיה יקרה מספיק והעבודה יכולה לשנות תוצאה מדידה. המטרה אינה דוח גדול יותר. המטרה היא החלטה טובה יותר, מערכת נקייה יותר או תוצאה שהעסק באמת מיישם.

בעלי העסק הם אלה שמחליטים. התפקיד שלי הוא לשים על השולחן את המספרים, האפשרויות והסיכונים בשפה פשוטה, ולהעביר לכם גם את המילים שמאחוריהם: תזרים מזומנים (הכסף שנכנס ויוצא), מרווח (הרווח שנשאר אחרי העלויות), מיצוב (למה לקוח בוחר דווקא בכם ולא באפשרות הבאה). המילים האלה מפסיקות להיות אוצר מילים של מישהו אחר ונעשות שלכם, ובעל עסק שמדבר בשפה הזאת מקבל החלטות טובות יותר גם בין השיחות שלנו, לא רק במהלכן.

על אילו בעיות שווה להכניס יועץ

ROI (החזר על ההשקעה) מייעוץ מתחיל בעלות של הבעיה.

הבעיה יכולה להיות:

• הכנסות תקועות כי תהליך המכירה מאבד אנשים שכבר היו מוכנים לקנות
• מרווח שנשחק כי המחיר לא מכסה את מה שבאמת עולה לכם לספק את השירות
• לחץ תזרימי כי הלקוחות משלמים באיחור והספקים מקבלים מוקדם
• היום שלכם נבלע בהחלטות שהצוות יכול לקבל בלעדיכם
• תקציב שיווק שהולך לקהל לא נכון או להצעה חלשה
• השקה, גיוס, ספק או כניסה לשוק חדש שיעלו ביוקר אם ייעשו לא נכון

בעיה קטנה דורשת בדרך כלל החלטה אחת ברורה, וברגע שאתם רואים את המספרים שמאחוריה אתם יכולים לרוב לקבל אותה לבד. הבעיות שדורשות ראש נוסף הן אלה שיכולות לעלות לכם חודשים מהזמן שלכם, עשרות או מאות אלפי שקלים, לקוח מרכזי או חלון הזדמנויות שלא נפתח פעמיים.

העלות הנסתרת של להישאר תקועים

בעלי עסקים נוטים לראות בהמתנה בחירה בטוחה. היא לא. גם להישאר תקועים עולה כסף, רק שהחשבון על זה אף פעם לא מגיע.

העלות הנסתרת יכולה לכלול:

• חודשים של המרה חלשה, שבהם הפניות מגיעות ורק מעטות מהן הופכות ללקוח
• תקציב פרסום שהולך לבעיה הלא נכונה
• עבודה במרווח נמוך שממשיכה למלא את היומן
• מזומן שתקוע אצל לקוחות שמשלמים לאט
• החלטות שמחכות כי אף אחד לא אחראי על השלב הבא
• גיוס לא נכון, מיקום לא נכון, תנאי ספק לא נכונים או השקה לא מוצלחת
• משכורת שבעלי העסק לא לוקחים, כי המחיר מעולם לא כיסה את הסיכון שהם נושאים

אף אחד מהם לא מופיע כשורה בהנהלת החשבונות, ובדיוק בגלל זה הם נמשכים כל כך הרבה זמן. עסק שעונה לפנייה יומיים באיחור, או לא חוזר ללקוח אחרי ששלח הצעה, מאבד ביקוש שכבר שילם עליו. הכסף יצא, ההתעניינות הגיעה, והיא דלפה בדרך לחתימה.

זו כל המטרה של מדידת ההחזר. לא כדי להתפעל מדוח, אלא כדי לראות איזו מהדליפות האלה היא היקרה ביותר דווקא עכשיו.

אבחון קצר משנה את ההחלטה הראשונה

בעלי עסקים רבים עובדים קשה על הבעיה הלא נכונה.

הם מגדילים שיווק כשהבעיה היא המשך קשר. הם מגייסים כשהבעיה היא תהליך. הם נותנים הנחה כשהבעיה היא ערך לא ברור. הם רודפים אחרי עוד הכנסות כשהסכנה המיידית היא לקוחות שמשלמים לאט.

יועץ טוב צריך להתחיל בהבהרת הבעיה העסקית:

• איזו החלטה אנחנו מנסים לקבל?
• איזה מספר מוכיח שהבעיה קיימת?
• איזה חלק בדרך שבה העסק מרוויח נמצא בלחץ?
• מה אפשר לשנות במסגרת התקציב והזמן של בעלי העסק?
• איך נדע שהעבודה הצליחה?

להרחבה קראו על אבחון עסקי וזיהוי פערים. אם אתם עדיין בודקים תזמון, השוו זאת עם מתי לשכור יועץ עסקי.

איפה בדרך כלל מופיע החזר מייעוץ

החזר מייעוץ מופיע בדרך כלל בכמה מקומות, לא רק בהכנסות חדשות.

הכנסות:

• יותר פונים שהופכים ללקוחות משלמים
• הצעה שקל יותר להגיד לה כן
• דרך קצרה יותר מהפנייה הראשונה ועד התשלום
• יותר לקוחות שחוזרים בפעם השנייה

מרווח:

• מחירים שמכסים את מה שהעבודה באמת עולה לכם
• פחות עבודה שלא שילמו עליה אחרי שסוכם המחיר
• פחות שעות וחומרים שהולכים לאיבוד בדרך
• יותר מהשירותים שמשאירים רווח אמיתי

תזרים:

• מקדמה לפני תחילת העבודה
• תשלום בשלבים במקום הכול בסוף
• חשבוניות שנגבות קרוב יותר לתאריך שכתוב עליהן
• רזרבה ששורדת חודש חלש באמת

זמן:

• פחות החלטות שמחכות לבעלי העסק
• תהליך כתוב שהצוות יכול לחזור עליו בלי לשאול
• פחות עבודה שנעשית פעמיים
• ישיבות צוות מתוכננות, לא ישיבות חירום

טעויות שלא קורות:

• השקה שנעצרת עד שבודקים את ההנחות
• גיוס שהעסק לא היה צריך
• ספק שהעסק לא יכול להרשות לעצמו להיות תלוי בו
• כסף שלא נכנס לתוכנית שלא מסתדרת אפילו על הנייר

זו הסיבה ששיפור רווחיות בעזרת יועץ צריך להימדד בתוצאות עסקיות, לא במספר עמודים.

איך להגדיר פרויקט ייעוץ ממוקד

ההיקף, כלומר מה שהעבודה כוללת ומה שהיא משאירה בחוץ בכוונה, צריך להיות צר מספיק כדי לעבוד.

הגדירו לפני שמתחילים:

• ההחלטה או המספר האחד שהעבודה עוסקת בו
• איפה המספר הזה עומד היום
• אילו נתונים צריך להוציא ומי מוציא אותם
• מה העבודה כוללת ומה היא לא כוללת
• מה בעלי העסק צריכים לעשות ועד מתי
• איך שומרים על קשר ומתי בודקים שהשינוי באמת קרה
• איך נראית הצלחה במספרים

היקף רחב הוא מפתה, ובדרך כלל הוא ההתחלה הלא נכונה. כשבונים אסטרטגיית צמיחה מלאה על מספרים שאף אחד לא סומך עליהם, מקבלים המלצות בטוחות שעומדות על ניחושים. אם העסק עדיין לא יודע לומר אילו שירותים מכניסים כסף ומאיפה הגיעו הלקוחות, העבודה הראשונה היא אבחון קצר. לבנות מחדש את המספרים המרכזיים, למיין את השירותים לפי מה שכל אחד מהם באמת משאיר, לבדוק מאיפה באמת מגיעים הלקוחות ולהכין תחזית פשוטה של הכסף שנכנס ויוצא.

זו לא גרסה מוקטנת של העבודה. זה החלק שהופך את כל מה שבא אחריו לשווה, והוא נשאר אצלכם.

איך להשתמש בכלי החזר ייעוץ

הכלי שלמעלה הוא דרך לחשוב, לא הבטחה. הכניסו מספרים שמרניים, כאלה שתוכלו להצדיק מול רואה החשבון שלכם, ואז שאלו:

• מה חייב להיות נכון כדי שההחזר הזה יקרה?
• איזה שיפור באמת אפשר למדוד?
• מי יישם את השינוי?
• כמה זמן יעבור עד שהתוצאה תופיע?
• מה קורה אם השיפור קטן בחצי?
• איזה סיכון או בזבוז העבודה אמורה להפחית?

הכלי שימושי כי הוא מכריח אתכם לדבר במספרים. הוא לא יכול להוכיח שההחזר יגיע. מה שאתם מכניסים אליו חשוב הרבה יותר מהאחוז שהוא מציג לכם.

מה גורם לעבודה להצליח, ומה עוצר אותה

אותה עבודה בדיוק מביאה תוצאה שונה לגמרי, תלוי מה קיים בעסק כשהיא מתחילה.

היא מצליחה כאשר:

• אתם יודעים לנסח את ההחלטה שתקועה
• יש מספר שמראה שהבעיה אמיתית
• יש בעסק מישהו עם מקום בשבוע לבצע את השינוי
• אתם רוצים שההנחה תיבדק, לא שתאושר
• התוצאה מוגדרת לפני שמתחילים

היא נתקעת כשהמצב הפוך, ואז נכון יותר להתחיל בקטן. אבחון קצר שבונה מחדש את המספרים ומנסח את הבעיה האמיתית הוא צעד ראשון קטן, והוא הופך תחושה מעורפלת של אי נוחות להחלטה שאפשר לפעול לפיה.

אם אתם משווים סוגי יועצים, קראו איך בוחרים יועץ עסקי. אם אתם רוצים את הטיעון הרחב יותר לנקודת מבט חיצונית, קראו למה כל עסק צריך יועץ.

הצעד הבא הנכון

בעלי עסקים סקפטיים בדרך כלל שואלים: איך יודעים שזה יביא תוצאה ולא רק מצגת?

התשובה היא להסכים מראש מה העבודה כוללת ואיך מודדים אותה, לפני שהיא מתחילה. אם הבעיה עדיין לא ברורה מספיק בשביל זה, אבחון קצר הוא הצעד הראשון. מה אומרים עליי אנשים שעבדו איתי תמצאו בהמלצות שבהמשך העמוד.

אצלי, ייעוץ לעסקים קטנים נפתח בדרך כלל באבחון הקצר הזה.

אם אתם רוצים להבין מה הצעד הבא הנכון לעסק שלכם, דברו איתי. השאלה הראשונה אינה האם ייעוץ נשמע מועיל באופן כללי. השאלה הראשונה היא איזו תוצאה תהפוך אותו לשווה דווקא בעסק שלכם, ואת זה אני מעדיף לענות יחד אתכם, ולא לשלוח לכם המלצה שלא ביקשתם.