מה זה סיכון (Risk)

הגדרה

בניהול פרויקטים, סיכון הוא אירוע או מצב לא ודאי שאם יקרה, ישפיע לטובה או לרעה על יעד אחד או יותר של הפרויקט, כמו לוח הזמנים, העלות או איכות התוצאה. כך מתאר אותו מדריך PMBOK של PMI. סיכון שלילי נקרא איום, וסיכון חיובי נקרא הזדמנות. כל סיכון מדורג לפי הסבירות שיקרה ולפי ההשפעה שתהיה לו, והמכפלה של השתיים, סבירות × השפעה, נותנת ציון שקובע באיזה סדר מטפלים בסיכונים. מדריך PMBOK מונה ארבע תגובות לאיום: להימנע (לשנות את התוכנית כך שהסיכון לא יוכל לקרות), להקטין (להפוך אותו לפחות סביר או פחות מזיק), להעביר (להעביר את ההשפעה למישהו אחר, למשל דרך ביטוח) ולקבל. להזדמנויות יש ארבע תגובות משלהן: לנצל, להגדיל, לשתף ולקבל. מהדורות חדשות יותר של המדריך מוסיפות לשתי הרשימות תגובה חמישית: העברה לדרג גבוה יותר (Escalate).

למה זה חשוב

כשרושמים את הסיכונים לפני שהעבודה מתחילה, דאגה כללית הופכת לרשימה קצרה עם ציונים, אחראים ותגובה מתוכננת אחת לכל סיכון, וכשמשהו משתבש הצעד הראשון כבר ידוע. סיכון שקרה הופך לבעיה (Issue), שמטפלים בה עכשיו. הרשימה היא לא עניין חד פעמי: הסיכונים משתנים לאורך הפרויקט, ולכן קוראים אותה שוב במועד קבוע.

קשור ישירות: Issue (בעיה בפרויקט), פרויקט (Project), תלות בין משימות (Dependency).

טיפים לשיפור

• נהלו רשימת סיכונים: לכל סיכון הסבירות, ההשפעה, הציון, האחראי והתגובה המתוכננת.
• תנו לכל סיכון אחראי אחד שעוקב אחריו ופועל אם הוא מתחיל לקרות.
• בחרו תגובה אחת לכל איום: להימנע, להקטין, להעביר, למשל דרך ביטוח או חוזה, או לקבל. חומר לימודי, לא ייעוץ מס או ייעוץ משפטי.
• קראו את הרשימה שוב פעם בחודש ואחרי כל שינוי גדול בתוכנית.

טעויות נפוצות

• לכתוב את רשימת הסיכונים פעם אחת בהתחלה ולא לקרוא אותה שוב.
• לרשום רק איומים ולפספס הזדמנויות, שגם להן צריך תוכנית.
• לרשום סיכון בלי אחראי ובלי תגובה, כך שכשהוא מגיע אף אחד לא זז.