KPI פיננסיים: לוח ניהול לעסק קטן

KPI פיננסי (מדד ביצוע מרכזי, מספר שאמור להוביל להחלטה) מועיל רק אם הוא משנה את מה שהבעלים עושים אחר כך. לוח ניהול לא נועד להרשים. הוא נועד להפוך את ההחלטה הבאה לפחות רגשית.

הלוח הראשון צריך להיות מספיק קטן כדי שבאמת תבדקו אותו. אם הבעלים צריכים רואה חשבון כדי להבין כל שורה, זה לא יהפוך להרגל ניהולי.

הלוח הראשון שהייתי בונה

ברוב העסקים הקטנים הייתי מתחיל במספרים האלה:

• מזומן זמין לתפעול
• הכנסה שחויבה
• מזומן שנגבה
• רווח גולמי ואחוז מרווח גולמי
• רווח תפעולי
• עלויות תפעול קבועות
• חייבים, כולל סכומים באיחור
• כסף שמור למע"מ ולמסים
• שכר בעלים ומשיכות
• טווח מזומן (כמה חודשים המזומן מספיק) או יתרת המזומן הנמוכה ביותר בתחזית

הרשימה הזו לא מקרית. היא מפרידה בין שלושה דברים שבעלים מערבבים לעיתים קרובות: הכנסה, רווח ומזומן.

הוסיפו את המספר שמתאים למודל

חברת שירותים צריכה בדרך כלל להוסיף את ההכנסה בפועל או את מרווח התרומה (מה שנשאר ממכירה אחרי העלויות הישירות שלה) לכל שעת עבודה ללקוח. כך רואים אם צוות עסוק באמת מייצר רווח או רק מייצר עבודה.

חברת מוצר צריכה להוסיף מלאי, מחזור מלאי (כמה מהר המלאי נמכר ומתחדש) ומרווח תרומה לכל מוצר. מוצר יכול להיראות רווחי ועדיין לתקוע מזומן אם המלאי נמכר לאט או שתנאי התשלום לספקים לא טובים.

המטרה היא למדוד את המודל שלכם, לא להעתיק לוח של מישהו אחר.

שבועי, חודשי, רבעוני

בדיקה שבועית עוסקת בהישרדות. בדקו מזומן נוכחי, גבייה שהתקבלה, חשבוניות באיחור, תשלומים גדולים שיוצאים ב-4 עד 13 השבועות הקרובים, מכירות חדשות, ביטולים ובעיות קיבולת. השאלה השבועית היא: האם מתקרבת בעיית מזומן, ומי אחראי לטפל בה?

בדיקה חודשית עוסקת בביצועים. בדקו דוח רווח והפסד, תוצאה בפועל מול תקציב, מרווח לפי שירות או מוצר, חייבים, זכאים, משיכות בעלים, רזרבות מס ותחזית תזרים מזומנים מעודכנת. השאלה החודשית היא: האם העסק יצר תוצאה כלכלית ראויה, ומה גרם לפער מהתוכנית?

בדיקה רבעונית עוסקת במודל. בדקו תמחור, ריכוז לקוחות, ההכנסה שדרושה כדי להגיע לנקודת איזון (הנקודה שבה ההכנסה מכסה את כל העלויות), רווחיות לפי לקוח או קו שירות, סיכונים מצד ספקים, צרכי מימון, תכנון מס עם איש המקצוע המתאים ותרחישים שונים. השאלה הרבעונית היא: האם המודל העסקי הזה עדיין שווה סקיילינג (הגדלת העסק)?

מספר אחד יכול לשנות החלטה

דמיינו בעלי עסק שבטוחים שהעסק צריך יותר מכירות, כי יתרת הבנק נמוכה. ההכנסות גדלות, והצוות שוקל להגדיל את הפרסום ולגייס עוד איש מכירות.

ואז הם מחשבים את תקופת הגבייה הממוצעת (כמה ימים עוברים בממוצע מהוצאת החשבונית ועד שהכסף נכנס) ומגלים שהיא יותר מחודשיים, בזמן שרוב ההוצאות של העסק עצמו משולמות בתוך חודש. העסק מממן את הלקוחות שלו.

המספר הזה משנה את ההחלטה. במקום להוציא עוד על גיוס לקוחות, הבעלים עובדים על הגבייה, על מקדמות, על קיצור תנאי התשלום ועל אדם אחד שאחראי על החשבונות שבאיחור.

השתמשו בדשבורד בריאות עסקית כדי להתחיל. אם המספרים מראים שהרווח והמזומן לא מסתדרים זה עם זה, קראו את עסק רווחי בלי מזומן לפני שאתם מוסיפים לחץ מכירות.

לבנות את הדשבורד הזה מהמספרים שלכם וללמוד לקרוא אותו, זה חלק מליווי פיננסי לעסקים.

אם אתם רוצים לוח שמתאים לעסק האמיתי שלכם, דברו איתי. הלוח הטוב ביותר הוא לא הגדול ביותר. הוא זה שמבהיר את ההחלטה הבאה. מה אומרים בעלי עסקים שעבדו איתי, אפשר לקרוא בהמלצות שבהמשך העמוד.