Переговоры с поставщиками: условия, которые защищают деньги

Переговоры с поставщиками часто сводят к спору о цене. В реальном бизнесе самый дорогой пункт договора не всегда цена за единицу. Это может быть предоплата, минимальный объем заказа, размер партии, правила возврата, валютный риск или зависимость от одного поставщика.

Самая низкая закупочная цена может стать самым дорогим условием для Cash flow (денежного потока).

Представьте небольшой торговый бизнес с положительной маржой и постоянной нехваткой денег. Поставщик требует большую предоплату, а клиенты покупают товар постепенно, в течение нескольких месяцев. На бумаге бизнес зарабатывает. На счете слишком много денег застревает в запасах и авансах поставщику.

Прежде чем брать банковский кредит, стоит проверить, какие условия можно обсудить. Владелец может предложить прогноз заказов, минимальный квартальный объем и более стабильный график закупок, а взамен попросить меньшую предоплату, более длинный срок оплаты остатка и поставки несколькими партиями.

Если поставщик согласится, цена может почти не измениться, а бизнес все равно выиграет: ему нужно меньше оборотного капитала (денег, которые заморожены в запасах и в еще не оплаченных счетах клиентов), риск лишнего запаса снижается, а деньги не застревают надолго.

Поймите, что вы действительно покупаете

Перед переговорами выпишите полное предложение поставщика.

Учтите:

• Цену за единицу
• Минимальный объем заказа
• Предоплату
• Срок оплаты
• Срок поставки (лид-тайм)
• Размер партии
• Правила по браку и возвратам
• Гарантию или замену
• Валютный риск
• Стоимость хранения
• Кредитный лимит
• Надежность поставок
• Концентрацию на одном поставщике
• Эксклюзивность или территориальные ограничения

Это важно, потому что низкая цена за единицу может скрывать большую потребность в деньгах. Если поставщик дает низкую цену только при крупном заказе, долгой поставке и жесткой предоплате, бизнесу может понадобиться больше финансирования, чем оправдывает маржа.

Используйте материалы о денежном потоке и прибыли и финансовых показателях для владельцев, чтобы понять, помогает ли предложение всему бизнесу, а не только валовой марже.

Подготовьте альтернативы до разговора

Переговорная позиция слабее, когда у бизнеса нет альтернатив. В Гарвардской программе по переговорам (Harvard Program on Negotiation) это называют BATNA (лучшая альтернатива соглашению). Проще говоря, вы должны знать, что будете делать, если поставщик не согласится.

Это не значит угрожать поставщику. Это значит идти на разговор с трезвым пониманием своих вариантов.

Подготовьте:

• Альтернативных поставщиков
• Альтернативные товары или материалы
• Другие объемы заказа
• Другие графики поставок
• Местную закупку вместо международной или наоборот
• Замещающий продукт для клиентов
• Временное сужение своего предложения клиентам
• Вариант финансирования, если условия поставщика не изменятся

Альтернатива задает границу. Без нее переговоры превращаются в просьбу об одолжении. С ней это деловой разговор.

Предлагайте что-то взамен

Поставщики редко улучшают условия только потому, что покупатель попросил. Дайте им повод.

Можно предложить:

• Более предсказуемые заказы
• Более точные прогнозы
• Минимальный квартальный объем
• Более быстрое подтверждение заказов
• Меньше срочных изменений
• Более крупные, но редкие заказы
• Меньшие, но заранее запланированные партии
• Более раннюю оплату в обмен на скидку
• Более долгосрочное сотрудничество
• Аккуратные документы и меньше споров

Торговая палата США (U.S. Chamber of Commerce) в рекомендациях об условиях оплаты с поставщиками советует начинать этот разговор заранее и искать решение, которое устроит обе стороны. Это особенно важно на небольшом рынке и там, где вы операционно зависите от поставщика.

Не просите только скидку. Начните с условия, которое сильнее всего влияет на ваши деньги и риск.

Кроме цены обсуждайте сроки оплаты

У многих бизнесов настоящая проблема не в цене, а в сроках оплаты.

Возможные пункты для переговоров:

• Меньшая предоплата
• Оплата после проверки
• Оплата по этапам поставки
• Более длинная отсрочка платежа (товарный кредит) для повторных заказов
• Меньшая первая партия
• Консигнация или оплата после продажи
• Право возврата непроданного запаса
• Отдельная оплата доставки
• Кредитный лимит, который растет вместе с историей закупок
• Скидка за раннюю оплату, когда деньги позволяют

Правильный запрос зависит от бизнес-модели. Продуктовой компании с медленным оборотом запасов важнее размер партии и срок оплаты. Сервисной компании, которая отдает часть работы на подряд, важнее стандарты качества, время замены, конфиденциальность и скорость ответа.

Если условия поставщиков ломают вашу цену, вернитесь к материалу о том, как устанавливать цену на услуги, или пересчитайте маржу продукта, прежде чем обещать цену клиентам.

Что такое отсрочка платежа поставщику (шотеф плюс)

Отсрочка платежа (товарный кредит) это время, которое поставщик дает вам на оплату: он поставляет сейчас, а вы платите позже. В Израиле это условие обычно записывают как «шотеф плюс» (текущий плюс): текущий месяц, то есть месяц, в котором выставлен счет, плюс определенное число дней. Шотеф плюс 30 означает оплату в течение 30 дней после конца месяца, в котором выставлен счет, а шотеф плюс 60 означает 60 дней после его конца.

Поэтому при шотеф плюс 30 счет от 5-го числа и счет от 28-го оплачиваются в один день, через 30 дней после конца месяца. В месяце из 30 дней первый получает около 55 дней отсрочки, второй около 32. Это отличается от принятого за границей net 30, где дни обычно считают от даты счета.

Чем длиннее отсрочка, тем дольше деньги остаются у вас: каждый лишний день отсрочки это еще один день закупок, который не нужно финансировать самим. Калькулятор условий поставщиков на этой странице переводит это в шекели: введите закупки за месяц, нынешний срок оплаты и срок, о котором вы просите, и он покажет, сколько денег высвободится разово, а не каждый месяц.

Сроки оплаты, которые израильский закон устанавливает, когда стороны не договорились об ином, есть в Законе об оплате поставщикам 2017 года (חוק מוסר תשלומים לספקים).

Переведите решение в цифры

Не принимайте решение по ощущениям после звонка. Сравните предложения.

Смоделируйте:

• Деньги, нужные до первой продажи
• Деньги, нужные до полной оплаты от клиентов
• Ожидаемую валовую прибыль
• Стоимость хранения и обработки
• Стоимость брака или возвратов
• Стоимость задержки поставки
• Валютный риск
• Стоимость финансирования
• Риск, если один поставщик перестанет поставлять

Поставщик с самой низкой ценой может проиграть, когда вы сведете все эти цифры. Поставщик с чуть более высокой ценой, но лучшими сроками оплаты, надежностью и меньшими партиями может оказаться выгоднее для бизнеса в целом.

Поэтому калькулятор условий поставщиков полезен, но только для одной части сравнения. Он переводит условия оплаты в деньги: сколько оборотного капитала разово высвободит более длинная отсрочка. Цену, минимальный заказ, поставку, брак, возвраты и валютный риск все равно придется взвесить отдельно. Это инструмент планирования, а не замена юридической проверке или реальным переговорам, когда договор сложный.

Закрепите договоренности письменно

Хорошие переговоры с поставщиком должны сделать отношения яснее, а не холоднее.

После договоренности подтвердите:

• Цены
• Минимальный заказ
• График оплаты
• Даты поставки
• Стандарты качества
• Порядок работы с браком и возвратами
• Порядок действий при задержке
• Валютные условия
• Контактных лиц
• Дату следующего пересмотра

Важные обязательства должны быть в письменном заказе, коммерческом предложении, договоре, письме с итогами или рабочей системе. Дружеские сообщения в WhatsApp ускоряют работу, но не должны быть единственным местом, где живут коммерческие условия.

При крупных договорах, международных закупках, эксклюзивности, кредитном риске, ответственности или зависимости от одного поставщика подключайте юриста, бухгалтера или другого профильного специалиста.

Проверяйте ключевых поставщиков регулярно

Условия поставщиков стоит пересматривать не только в кризис.

Проверяйте ключевых поставщиков раз в квартал или перед крупным заказом. Разберите, что изменилось в спросе, себестоимости, сроках поставки, проценте брака, валюте, ожиданиях клиентов и денежной позиции.

Когда отношения здоровые, переговоры проходят легче. Когда денег на счете уже не хватает, любая просьба звучит как аврал.

Условия поставщиков, стабильность поставок и деньги, которые из-за этих условий застревают в обороте, я разбираю в рамках операционного консалтинга для бизнеса.

Если условия поставщиков ограничивают деньги, рост или надежность поставок, обсудите это со мной. Цель не выиграть один разговор, а выстроить работу с поставщиками на условиях, которые защищают экономику бизнеса.