Переговоры с поставщиками: условия, которые защищают деньги

Переговоры с поставщиками часто воспринимаются как спор о цене. В реальном бизнесе самый дорогой пункт договора не всегда цена за единицу. Это может быть предоплата, минимальный объем заказа, размер партии, правила возврата, валютный риск или зависимость от одного поставщика.

Самая низкая закупочная цена может стать самым дорогим условием для Cash flow (денежного потока).

В одном анонимном случае у небольшого торгового бизнеса была положительная маржа, но постоянная нехватка денег. Поставщик требовал значительную предоплату, а клиенты покупали товар постепенно в течение нескольких месяцев. На бумаге бизнес мог заработать. На банковском счете слишком много денег было заморожено в запасах и авансах поставщику.

Вместо того чтобы сразу брать банковский кредит, мы разобрали, какие условия можно обсудить. Владелец предложил прогноз заказов, минимальный квартальный объем и более стабильный график закупок. Поставщик согласился снизить предоплату, продлить срок оплаты остатка и разделить поставки на несколько партий.

Цена почти не изменилась. Бизнес все равно выиграл, потому что потребность в оборотном капитале снизилась, риск лишнего запаса уменьшился, а деньги перестали застревать на такой долгий срок.

Поймите, что вы действительно покупаете

Перед переговорами выпишите полное предложение поставщика.

Включите:

• Цену за единицу
• Минимальный объем заказа
• Предоплату
• Срок оплаты
• Срок поставки
• Размер партии
• Правила по браку и возвратам
• Гарантию или замену
• Валютный риск
• Стоимость хранения
• Кредитный лимит
• Надежность поставок
• Концентрацию на одном поставщике
• Эксклюзивность или территориальные ограничения

Это важно, потому что низкая цена за единицу может скрывать большую потребность в деньгах. Если поставщик дает низкую цену только при крупном заказе, долгой поставке и жесткой предоплате, бизнесу может понадобиться больше финансирования, чем оправдывает маржа.

Используйте материалы о денежном потоке и прибыли и финансовых показателях для владельцев, чтобы понять, помогает ли предложение всему бизнесу, а не только валовой марже.

Подготовьте альтернативы до разговора

Переговорная позиция слабее, когда у бизнеса нет альтернатив. Harvard Program on Negotiation описывает BATNA как лучшую альтернативу соглашению. Проще говоря, вы должны знать, что будете делать, если поставщик не согласится.

Это не означает угрожать поставщику. Это означает входить в разговор с реальностью.

Подготовьте:

• Альтернативных поставщиков
• Альтернативные товары или материалы
• Другие объемы заказа
• Другие графики поставок
• Местную закупку вместо международной или наоборот
• Замещающий продукт для клиентов
• Временное сокращение предложения
• Вариант финансирования, если условия поставщика не изменятся

Альтернатива задает границу. Без нее переговоры становятся просьбой о любезности. С ней разговор становится деловым решением.

Обменивайте ценность на ценность

Поставщики редко улучшают условия только потому, что покупатель попросил. Дайте им причину.

Можно предложить:

• Более предсказуемые заказы
• Более точные прогнозы
• Минимальный квартальный объем
• Более быстрое подтверждение заказов
• Меньше срочных изменений
• Более крупные, но редкие заказы
• Меньшие, но заранее запланированные партии
• Более раннюю оплату в обмен на скидку
• Более долгосрочное сотрудничество
• Лучшее документирование и меньше споров

Рекомендации U.S. Chamber по условиям оплаты с поставщиками подчеркивают проактивный подход и поиск результата, который подходит обеим сторонам. Это особенно важно на небольшом рынке или в отношениях с операционной зависимостью.

Не просите только скидку. Спросите, какое условие даст самый большой эффект для денег и риска.

Обсуждайте сроки денег, а не только цену

Для многих бизнесов настоящая проблема находится в сроках оплаты.

Возможные пункты для переговоров:

• Меньшая предоплата
• Оплата после проверки
• Оплата по этапам поставки
• Более длинный срок оплаты для повторных заказов
• Меньшая первая партия
• Консигнация или оплата после продажи
• Право возврата непроданного запаса
• Отдельная оплата доставки
• Кредитный лимит, который растет с историей
• Скидка за раннюю оплату, когда деньги позволяют

Правильный запрос зависит от бизнес модели. Продуктовой компании с медленным оборотом запасов важнее размер партии и срок оплаты. Сервисной компании, которая покупает внешнее исполнение, важнее стандарты качества, время замены, конфиденциальность и скорость ответа.

Если условия поставщиков ломают вашу цену, вернитесь к материалу о том, как устанавливать цену на услуги, или пересчитайте маржу продукта до обещания цены клиентам.

Переведите решение в цифры

Не принимайте решение по ощущению после звонка. Сравните предложения.

Смоделируйте:

• Деньги, нужные до первой продажи
• Деньги, нужные до полной оплаты от клиентов
• Ожидаемую валовую прибыль
• Стоимость хранения и обработки
• Стоимость брака или возвратов
• Стоимость задержки поставки
• Валютный риск
• Стоимость финансирования
• Риск, если один поставщик перестанет поставлять

Поставщик с самой низкой ценой может проиграть после учета этих чисел. Поставщик с немного более высокой ценой, но лучшими сроками оплаты, надежностью и меньшими партиями может создать более здоровый бизнес.

Поэтому инструмент сравнения условий поставщиков полезен. Он помогает сравнить цену, минимальный заказ, сроки оплаты, поставку, брак, возвраты, валютный риск и потребность в оборотном капитале. Это инструмент планирования, а не замена юридической проверке или реальным переговорам, когда договор сложный.

Защитите отношения письменно

Хорошие переговоры с поставщиком должны сделать отношения яснее, а не холоднее.

После договоренности подтвердите:

• Цены
• Минимальный заказ
• График оплаты
• Даты поставки
• Стандарты качества
• Порядок работы с браком и возвратами
• Процесс при задержке
• Валютные условия
• Контактных лиц
• Дату следующего пересмотра

Важные обязательства должны быть в письменном заказе, коммерческом предложении, договоре, резюме по электронной почте или рабочей системе. Дружеские сообщения в WhatsApp помогают скорости, но не должны быть единственным местом, где живут коммерческие условия.

При крупных договорах, международных закупках, эксклюзивности, кредитном риске, ответственности или зависимости от одного поставщика подключайте юриста, бухгалтера или другого профильного специалиста.

Проверяйте ключевых поставщиков регулярно

Условия поставщиков не стоит пересматривать только во время кризиса.

Проверяйте ключевых поставщиков раз в квартал или перед крупным заказом. Спросите, что изменилось в спросе, себестоимости, сроках поставки, проценте брака, валюте, ожиданиях клиентов и денежной позиции.

Когда отношения здоровые, переговоры проходят легче. Когда банковский счет уже под давлением, каждая просьба звучит срочно.

Если условия поставщиков ограничивают деньги, рост или надежность поставок, поговорите с Mobius Business Solutions. Цель не выиграть один разговор. Цель построить условия поставщиков, которые защищают экономику бизнеса.