Переговоры с поставщиками: условия, которые защищают деньги

Переговоры с поставщиками часто сводят к спору о цене. В реальном бизнесе самый дорогой пункт договора не всегда цена за единицу. Это может быть предоплата, минимальный объем заказа, размер партии, правила возврата, валютный риск или зависимость от одного поставщика.

Самая низкая закупочная цена может стать самым дорогим условием для Cash flow (денежного потока).

В одном случае из практики у небольшого торгового бизнеса была положительная маржа, но постоянная нехватка денег. Поставщик требовал значительную предоплату, а клиенты покупали товар постепенно в течение нескольких месяцев. На бумаге бизнес мог заработать. На деле слишком много денег застревало в запасах и авансах поставщику.

Вместо того чтобы сразу брать банковский кредит, мы разобрали, какие условия можно обсудить. Владелец предложил прогноз заказов, минимальный квартальный объем и более стабильный график закупок. Поставщик согласился снизить предоплату, продлить срок оплаты остатка и разделить поставки на несколько партий.

Цена почти не изменилась. Бизнес все равно выиграл, потому что потребность в оборотном капитале снизилась, риск лишнего запаса уменьшился, а деньги перестали застревать надолго.

Поймите, что вы действительно покупаете

Перед переговорами выпишите полное предложение поставщика.

Учтите:

• Цену за единицу
• Минимальный объем заказа
• Предоплату
• Срок оплаты
• Срок поставки
• Размер партии
• Правила по браку и возвратам
• Гарантию или замену
• Валютный риск
• Стоимость хранения
• Кредитный лимит
• Надежность поставок
• Концентрацию на одном поставщике
• Эксклюзивность или территориальные ограничения

Это важно, потому что низкая цена за единицу может скрывать большую потребность в деньгах. Если поставщик дает низкую цену только при крупном заказе, долгой поставке и жесткой предоплате, бизнесу может понадобиться больше финансирования, чем оправдывает маржа.

Используйте материалы о денежном потоке и прибыли и финансовых показателях для владельцев, чтобы понять, помогает ли предложение всему бизнесу, а не только валовой марже.

Подготовьте альтернативы до разговора

Переговорная позиция слабее, когда у бизнеса нет альтернатив. В переговорной практике это называют BATNA (лучшая альтернатива соглашению). Проще говоря, вы должны знать, что будете делать, если поставщик не согласится.

Это не значит угрожать поставщику. Это значит идти на разговор с трезвым пониманием своих вариантов.

Подготовьте:

• Альтернативных поставщиков
• Альтернативные товары или материалы
• Другие объемы заказа
• Другие графики поставок
• Местную закупку вместо международной или наоборот
• Замещающий продукт для клиентов
• Временное сужение своего предложения клиентам
• Вариант финансирования, если условия поставщика не изменятся

Альтернатива задает границу. Без нее переговоры превращаются в просьбу об одолжении. С ней это деловой разговор.

Предлагайте что-то взамен

Поставщики редко улучшают условия только потому, что покупатель попросил. Дайте им повод.

Можно предложить:

• Более предсказуемые заказы
• Более точные прогнозы
• Минимальный квартальный объем
• Более быстрое подтверждение заказов
• Меньше срочных изменений
• Более крупные, но редкие заказы
• Меньшие, но заранее запланированные партии
• Более раннюю оплату в обмен на скидку
• Более долгосрочное сотрудничество
• Аккуратные документы и меньше споров

Об условиях оплаты с поставщиками разумно говорить заранее и искать решение, которое устроит обе стороны. Это особенно важно на небольшом рынке и там, где вы операционно зависите от поставщика.

Не просите только скидку. Начните с условия, которое сильнее всего влияет на ваши деньги и риск.

Кроме цены обсуждайте сроки оплаты

У многих бизнесов настоящая проблема не в цене, а в сроках оплаты.

Возможные пункты для переговоров:

• Меньшая предоплата
• Оплата после проверки
• Оплата по этапам поставки
• Более длинный срок оплаты для повторных заказов
• Меньшая первая партия
• Консигнация или оплата после продажи
• Право возврата непроданного запаса
• Отдельная оплата доставки
• Кредитный лимит, который растет вместе с историей закупок
• Скидка за раннюю оплату, когда деньги позволяют

Правильный запрос зависит от бизнес-модели. Продуктовой компании с медленным оборотом запасов важнее размер партии и срок оплаты. Сервисной компании, которая отдает часть работы на подряд, важнее стандарты качества, время замены, конфиденциальность и скорость ответа.

Если условия поставщиков ломают вашу цену, вернитесь к материалу о том, как устанавливать цену на услуги, или пересчитайте маржу продукта, прежде чем обещать цену клиентам.

Переведите решение в цифры

Не принимайте решение по ощущениям после звонка. Сравните предложения.

Смоделируйте:

• Деньги, нужные до первой продажи
• Деньги, нужные до полной оплаты от клиентов
• Ожидаемую валовую прибыль
• Стоимость хранения и обработки
• Стоимость брака или возвратов
• Стоимость задержки поставки
• Валютный риск
• Стоимость финансирования
• Риск, если один поставщик перестанет поставлять

Поставщик с самой низкой ценой может проиграть, когда вы сведете все эти цифры. Поставщик с чуть более высокой ценой, но лучшими сроками оплаты, надежностью и меньшими партиями может оказаться выгоднее для бизнеса в целом.

Поэтому инструмент сравнения условий поставщиков полезен. Он помогает сравнить цену, минимальный заказ, сроки оплаты, поставку, брак, возвраты, валютный риск и потребность в оборотном капитале. Это инструмент планирования, а не замена юридической проверке или реальным переговорам, когда договор сложный.

Закрепите договоренности письменно

Хорошие переговоры с поставщиком должны сделать отношения яснее, а не холоднее.

После договоренности подтвердите:

• Цены
• Минимальный заказ
• График оплаты
• Даты поставки
• Стандарты качества
• Порядок работы с браком и возвратами
• Порядок действий при задержке
• Валютные условия
• Контактных лиц
• Дату следующего пересмотра

Важные обязательства должны быть в письменном заказе, коммерческом предложении, договоре, письме с итогами или рабочей системе. Дружеские сообщения в WhatsApp ускоряют работу, но не должны быть единственным местом, где живут коммерческие условия.

При крупных договорах, международных закупках, эксклюзивности, кредитном риске, ответственности или зависимости от одного поставщика подключайте юриста, бухгалтера или другого профильного специалиста.

Проверяйте ключевых поставщиков регулярно

Условия поставщиков стоит пересматривать не только в кризис.

Проверяйте ключевых поставщиков раз в квартал или перед крупным заказом. Разберите, что изменилось в спросе, себестоимости, сроках поставки, проценте брака, валюте, ожиданиях клиентов и денежной позиции.

Когда отношения здоровые, переговоры проходят легче. Когда денег на счете уже не хватает, любая просьба звучит как аврал.

Если условия поставщиков ограничивают деньги, рост или надежность поставок, поговорите с Mobius Business Solutions. Цель не выиграть один разговор, а выстроить работу с поставщиками на условиях, которые защищают экономику бизнеса.