משא ומתן עם ספקים: תנאים שמגנים על המזומן

משא ומתן עם ספקים מוצג הרבה פעמים כמאבק על מחיר. בעסקים אמיתיים, התנאי היקר ביותר לא תמיד הוא מחיר היחידה. לפעמים זו המקדמה, כמות המינימום, גודל המשלוח, מדיניות ההחזרות, החשיפה למטבע, או העובדה שכל הרכש תלוי בספק אחד.

מחיר הקנייה הנמוך ביותר יכול להפוך לתנאי היקר ביותר לתזרים המזומנים.

דמיינו עסק מסחרי קטן עם מרווח חיובי ולחץ תזרימי קבוע. הספק דורש מקדמה גדולה, בזמן שהלקוחות קונים בהדרגה לאורך כמה חודשים. על הנייר, העסק מרוויח. בחשבון הבנק, יותר מדי כסף תקוע במלאי ובמקדמות לספק.

לפני שרצים להלוואה בבנק, כדאי לבדוק מה אפשר לשפר במשא ומתן. בעל העסק יכול להציע תחזית הזמנות, נפח רבעוני מינימלי ולוח רכישות יציב יותר, ולבקש בתמורה מקדמה קטנה יותר, תנאי תשלום ארוכים יותר על היתרה ופיצול המשלוחים לכמה פעימות.

אם הספק מסכים, המחיר אולי כמעט לא ישתנה, והעסק עדיין מרוויח: הוא צריך פחות הון חוזר (הכסף שתקוע במלאי ובחשבוניות של לקוחות שעוד לא שולמו), סיכון המלאי קטן והמזומן לא נשאר תקוע לאותו פרק זמן.

להבין מה באמת קונים

לפני שנכנסים למשא ומתן, פרטו על הנייר את ההצעה המלאה של הספק.

כללו:

• מחיר יחידה
• כמות מינימום להזמנה
• מקדמה
• תנאי תשלום
• זמן אספקה
• גודל פעימת משלוח
• מדיניות פגמים והחזרות
• אחריות או החלפה
• חשיפה למטבע
• עלות אחסון
• מסגרת אשראי
• אמינות אספקה
• תלות בספק
• בלעדיות או מגבלות טריטוריה

מחיר יחידה נמוך יכול להסתיר דרישת מזומן גדולה יותר. אם ספק נותן מחיר נמוך רק עם הזמנה גדולה, זמן אספקה ארוך ומקדמה קשיחה, העסק עלול להזדקק למימון שהמרווח לא מצדיק.

היעזרו בCash flow (תזרים מזומנים) מול רווח ובמדדי כספים לבעלי עסקים כדי לבדוק אם ההצעה עוזרת לכל העסק, לא רק למרווח הגולמי.

להכין חלופות לפני השיחה

משא ומתן חלש יותר כשאין לעסק חלופות. התוכנית למשא ומתן של אוניברסיטת הרווארד (Harvard Program on Negotiation) מתארת את BATNA כחלופה הטובה ביותר להסכם במשא ומתן. במילים פשוטות, דעו מה תעשו אם הספק לא יסכים.

זה לא אומר לאיים על הספק. זה אומר להיכנס לשיחה עם תמונת מצב ברורה.

הכינו:

• ספקים חלופיים
• מוצרים או חומרי גלם חלופיים
• כמויות הזמנה שונות
• לוחות אספקה שונים
• רכש מקומי מול רכש בינלאומי
• מוצר חלופי ללקוחות
• צמצום זמני של ההיצע ללקוחות
• אפשרות מימון אם תנאי הספק לא משתנים

החלופה שלכם קובעת את הגבול. בלעדיה, המשא ומתן הופך לבקשת טובה. איתה, השיחה הופכת להחלטה עסקית.

להחליף ערך תמורת ערך

ספקים בדרך כלל לא משפרים תנאים רק כי ביקשתם. תנו להם סיבה.

אפשר להציע:

• הזמנות צפויות יותר
• תחזיות טובות יותר
• נפח רבעוני מינימלי
• אישור הזמנות מהיר יותר
• פחות שינויים דחופים
• הזמנות גדולות יותר אבל פחות תכופות
• פעימות משלוח קטנות ומתוכננות
• תשלום מוקדם יותר תמורת הנחה
• התחייבות לקשר ארוך יותר
• תיעוד טוב יותר ופחות מחלוקות

ההמלצות של לשכת המסחר של ארצות הברית (U.S. Chamber of Commerce) על תנאי תשלום מול ספקים מדגישות גישה יזומה וחתירה לתוצאה שמתאימה לשני הצדדים. זה חשוב במיוחד בשוק קטן או בקשר שיש בו תלות תפעולית.

אל תבקשו רק הנחה. שאלו איזה תנאי ישפיע הכי הרבה על המזומן ועל הסיכון.

לנהל משא ומתן על תזמון הכסף, לא רק על מחיר

בעסקים רבים, תזמון התשלום הוא הבעיה האמיתית.

נקודות אפשריות למשא ומתן:

• מקדמה נמוכה יותר
• תשלום לאחר בדיקה
• תשלום לפי אבני דרך באספקה
• תנאי תשלום ארוכים יותר (אשראי ספקים) להזמנות חוזרות
• פעימת אספקה ראשונה קטנה יותר
• מודל קונסיגנציה או תשלום לאחר מכירה
• זכות החזרה למלאי שלא נמכר
• תשלום נפרד על שילוח
• מסגרת אשראי שגדלה עם ההיסטוריה
• הנחה לתשלום מוקדם כשהמזומן מאפשר זאת

הבקשה הנכונה תלויה במודל העסקי. חברת מוצרים עם מלאי איטי תתעניין יותר בגודל המנה ובתזמון התשלום. חברת שירותים שמשתמשת במיקור חוץ תתעניין יותר בתקני איכות, זמן ביצוע, סודיות וזמן תגובה.

אם תנאי הספקים פוגעים בתמחור, חזרו לאיך לתמחר שירותים או למרווח המוצר לפני שמבטיחים ללקוחות מחיר.

מה זה אשראי ספקים (שוטף פלוס)

אשראי ספקים הוא הזמן שהספק נותן לכם לשלם: הוא מספק עכשיו, ואתם משלמים אחר כך. בישראל כותבים את התנאי בדרך כלל כ"שוטף פלוס": החודש השוטף, החודש שבו הוגשה החשבונית, ועוד מספר ימים. שוטף פלוס 30 פירושו תשלום עד 30 יום מסוף החודש שבו הוגשה החשבונית, ושוטף פלוס 60 פירושו עד 60 יום מסופו.

לכן בשוטף פלוס 30, חשבונית מה-5 בחודש וחשבונית מה-28 בו משולמות באותו יום, 30 יום אחרי שהחודש נגמר. בחודש של 30 יום, הראשונה מקבלת כ-55 יום אשראי והשנייה כ-32. זה שונה מתנאי net 30 שמקובל בחו"ל, שסופר בדרך כלל מתאריך החשבונית.

ככל שהאשראי ארוך יותר, המזומן נשאר אצלכם זמן רב יותר: כל יום נוסף של אשראי הוא עוד יום של קניות שאתם לא צריכים לממן בעצמכם. מחשבון תנאי ספקים ומזומן שבעמוד הזה מתרגם את זה לשקלים: הזינו את הקניות החודשיות, את תנאי התשלום הנוכחי ואת התנאי שאתם מבקשים, והוא מראה כמה מזומן משתחרר, פעם אחת ולא בכל חודש.

למועדי התשלום שהחוק קובע כשלא סוכם מועד אחר, ראו את חוק מוסר תשלומים לספקים, התשע"ז 2017.

להכניס את ההחלטה למספרים

אל תחליטו לפי תחושה אחרי השיחה. השוו את ההצעות.

חשבו:

• מזומן שנדרש לפני המכירה הראשונה
• מזומן שנדרש לפני גבייה מלאה
• רווח גולמי צפוי
• עלות אחסון וטיפול
• עלות פגמים או החזרות
• עלות איחור באספקה
• סיכון מטבע
• עלות מימון
• סיכון אם ספק אחד מפסיק לספק

הספק עם המחיר הנמוך ביותר עלול להפסיד אחרי שמכניסים את הנתונים האלה. ספק שמחירו מעט גבוה יותר, אבל תנאי התשלום שלו נוחים, האספקה שלו אמינה והמנות קטנות, יכול להשאיר את העסק בריא יותר.

לכן מחשבון תנאי ספקים ומזומן שימושי לחלק אחד של ההשוואה. הוא מתרגם תנאי תשלום למזומן: כמה הון חוזר משתחרר כשמקבלים תנאי תשלום ארוך יותר, פעם אחת ולא בכל חודש. את המחיר, כמות המינימום, האספקה, הפגמים, ההחזרות וסיכון המטבע עדיין צריך לשקלל לצדו. זה כלי תכנון, לא תחליף לבדיקה משפטית או למשא ומתן אמיתי כשההסכם מורכב.

להגן על היחסים בכתב

משא ומתן טוב עם ספק אמור להפוך את היחסים לברורים יותר, לא קרים יותר.

לאחר הסכמה, אשרו:

• מחירים
• כמות מינימום
• לוח תשלומים
• מועדי אספקה
• תקני איכות
• טיפול בפגמים והחזרות
• תהליך במקרה של איחור
• תנאי מטבע
• אנשי קשר
• מועד בדיקה מחדש

התחייבויות חשובות צריכות להיות בהזמנה כתובה, הצעת מחיר, חוזה, סיכום מייל או מערכת עבודה. הודעות וואטסאפ ידידותיות עוזרות למהירות, אבל הן לא צריכות להיות המקום היחיד שבו התנאים המסחריים מתועדים.

בחוזים גדולים, רכש בינלאומי, בלעדיות, חשיפת אשראי, אחריות משפטית או תלות בספק אחד, שתפו את היועץ המשפטי, רואה החשבון או איש המקצוע המתאים.

לבדוק ספקים מרכזיים באופן קבוע

אל תבדקו תנאי ספקים רק כשיש משבר.

בדקו ספקים מרכזיים אחת לרבעון או לפני הזמנה גדולה. שאלו מה השתנה בביקוש, בעלות, בזמני האספקה, בשיעור הפגמים, במטבע, בציפיות הלקוחות ובמצב המזומן.

כאשר היחסים בריאים, המשא ומתן קל יותר. כאשר חשבון הבנק כבר בלחץ, כל בקשה נשמעת דחופה.

תנאי הספקים, אמינות האספקה והכסף שנתקע בגללם הם חלק ממה שאני בודק בייעוץ תפעולי לעסקים.

אם תנאי ספקים מגבילים לכם את המזומן, הצמיחה או אמינות המסירה, דברו איתי. המטרה אינה לנצח שיחה אחת. המטרה היא לבנות תנאי ספקים שמגנים על הכלכלה של העסק.