גיוס מנהל ראשון: מתי ואיך

מנהל ראשון צריך להסיר Bottleneck (צוואר בקבוק), לא להוסיף תואר. המנהל הנכון נותן לבעלים יותר קיבולת, עדיפויות ברורות יותר, לולאות משוב טובות יותר ומסירה חזקה יותר. מנהל לא מתאים הופך לעוד אדם שהבעלים צריכים לנהל מקרוב.

טעות שאני רואה הרבה היא קידום המומחה הטוב ביותר מתוך הנחה שמקצועיות גבוהה הופכת אוטומטית ליכולת ניהול. זה לא עובד כך.

במקרה אנונימי אחד, המומחה הטוב ביותר קודם למנהל צוות. החברה לא הגדירה ציפיות חדשות, כלי משוב, סמכות או מדדי הצלחה. המנהל החדש המשיך לעשות הרבה מהעבודה המקצועית בעצמו, בדק כל פרט קטן והפך לצוואר בקבוק חדש. הפתרון לא היה שיחת מוטיבציה. היינו צריכים להגדיר מחדש את התפקיד, מדדי הצוות, גבולות ההחלטה ומה המנהל צריך להפסיק לעשות.

צריך מנהל כשהתיאום הופך לעבודה

אל תגייסו מנהל רק כי הצוות מרגיש גדול יותר. גייסו מנהל כשהניהול עצמו הפך לעבודה אמיתית.

סימנים:

• יותר מדי אנשים מדווחים ישירות אליכם
• החלטות מחכות לאישור שלכם
• עובדים מקבלים עדיפויות סותרות
• בעיות לקוח חוזרות כי אף אחד לא מחזיק מעקב
• איכות תלויה בכך שאתם בודקים הכל
• רוב השבוע עובר בתיאום במקום במכירה, שיפור או הובלה

בשלב הזה כבר יש בעסק תפקיד ניהולי סמוי. השאלה היא אם תמשיכו לעשות אותו בשאריות זמן או תגדירו אותו כמו שצריך.

אם העסק עדיין בעיקר תקוע על קיבולת של אדם אחד, קראו קודם את מעסק של אדם אחד לצוות אמיתי. אם הצורך הוא רק עוד כוח ביצוע, השוו זאת לבניית הצוות הראשון שלכם.

הגדירו את התפקיד לפני שאתם בוחרים אדם

מנהל ראשון צריך כרטיס תפקיד, לא קידום מעורפל.

הגדירו מה המנהל מחזיק:

• חלוקת עבודה
• איכות מסירה
• דדליינים
• משוב לצוות
• הסלמות
• מעקב לקוחות בתוך התפקיד
• הכשרה ופיתוח
• מדדים מרכזיים

אחר כך הגדירו מה המנהל לא מחזיק. זה חשוב כי מנהלים ראשונים נתקעים לעיתים בין העבודה המקצועית הישנה לבין ציפיות הניהול החדשות.

כרטיס תפקיד ברור צריך לענות: מה יהיה טוב יותר אחרי 90 יום כי האדם הזה מנהל את הצוות?

קידום מבפנים או גיוס מבחוץ

קידום פנימי יכול לעבוד כאשר יש אמון, הבנת עבודה, תקשורת ברורה ויכולת לעבור מתפוקה אישית לתפוקת צוות.

גיוס מבחוץ יכול לעבוד כאשר החברה צריכה ניסיון ניהולי, יכולת לתת משוב קשה, מבנה או משמעת תפעולית שלא קיימים בפנים.

בשני המסלולים יש סיכון. קידום פנימי יכול לבלבל עובדים שהיו עמיתים, במיוחד אם הסמכות לא הוכרזה בבירור. גיוס חיצוני יכול ליצור חוסר התאמה תרבותית או התנגדות אם האדם משנה יותר מדי מהר מדי.

פרק של Harvard Business Review על מנהלים בפעם הראשונה מדגיש כמה המעבר יכול להיות מאתגר כשעוברים מעמית או עובד מקצועי לעמדת סמכות. את המעבר הזה צריך לנהל בגלוי, לא להשאיר לאינטואיציה חברתית.

תנו סמכות בלי להיעלם

בעלים לפעמים אומרים שהאצילו ניהול, אבל כל החלטה אמיתית עדיין חוזרת אליהם. אז הצוות לומד שהמנהל הוא אופציונלי.

תנו למנהל סמכות אמיתית בתחומים מוגדרים:

• אישור החלטות עבודה שגרתיות
• קביעת עדיפויות צוות בגבולות מוסכמים
• מתן משוב
• הובלת סקירות שבועיות
• הסלמת חריגים בלבד
• אחריות על עמידה בסטנדרטים

הבעלים עדיין קובעים כיוון, תקציב, אסטרטגיה וערכים. אבל אם המנהל לא יכול לקבל החלטות רגילות, לא גייסתם מנהל. גייסתם שליח.

קליטת מנהל ב-30-60-90 יום

מנהל ראשון צריך תוכנית קליטה, במיוחד אם הוא קודם מבפנים.

ב-30 הימים הראשונים, הבהירו ציפיות, בעיות קיימות, מדדים, תפקידי צוות, גבולות החלטה וקצב תקשורת.

עד 60 יום, המנהל צריך להוביל ישיבות צוות, להחזיק מעקב, לזהות בעיות חוזרות ולהתחיל לתת משוב מובנה.

עד 90 יום, המנהל צריך לשפר לפחות תחום מדיד אחד: מהירות מסירה, איכות, עבודה חוזרת, מעקב לקוחות, משימות מאחרות, בהירות צוות או זמן בעלים.

המדריך של Asana לתיעוד תהליכים רלוונטי כאן כי ניהול בלי תהליכים גלויים הופך לזיכרון ואישיות. מנהל צריך סטנדרטים משותפים, לא רק הוראות בעל פה.

בדקו אם התפקיד עובד

אחרי 90 יום, אל תשאלו רק אם המנהל עסוק. שאלו אם העסק פחות תלוי בבעלים.

בדקו:

• האם פחות החלטות מחכות לכם?
• האם עדיפויות הצוות ברורות יותר?
• האם בעיות איכות מזוהות מוקדם יותר?
• האם הלקוחות מקבלים תקשורת עקבית יותר?
• האם המנהל נותן משוב בלי התערבות שלכם?
• האם אתם משקיעים יותר זמן באסטרטגיה, מכירות, פיננסים או מוצר?

אם רוב התשובות שליליות, ייתכן שהבעיה היא תכנון התפקיד, סמכות, הכשרה, האדם הלא נכון או בעלים שעדיין עוקפים הכל.

לתהליכים שתומכים במנהל, קראו את בניית תהליכים בעסק. לזווית הפיננסית של צמיחת צוות, עקבו אחרי מדדים פיננסיים לבעלי עסקים.

אם אתם מתלבטים אם העסק צריך מנהל ראשון או רק האצלה ברורה יותר, דברו עם Mobius Business Solutions. ההחלטה צריכה להתבסס על המגבלה, לא על תואר.