בניית הצוות הראשון שלכם: לגייס או להוציא החוצה?

ההחלטה על הצוות הראשון שלכם היא החלטה על קיבולת (כמה עבודה העסק מסוגל לבצע), לא על סטטוס. עסק לא מתחזק כי הבעלים יכולים להגיד "גייסנו מישהו". הוא מתחזק כשמסירים את המגבלה הנכונה.

הטעות הנפוצה היא לגייס כי אתם מוצפים, בלי להגדיר קודם איזו עבודה צריכה לרדת לכם מהשולחן. לפעמים התשובה היא עובד במשרה מלאה. לפעמים אאוטסורסינג. לפעמים אוטומציה, מחיקה של עבודה מיותרת, תהליך טוב יותר או הצעה ברורה יותר.

תמונה נפוצה: הבעלים של עסק שירותים מטפלים במכירות, בעבודה מול לקוחות, בחומרים, בחשבוניות, בתיאומים ובאדמיניסטרציה, ומניחים שהגיוס הראשון חייב להיות עוד מומחה יקר. כשממפים את השבוע, מתברר לא פעם שחלק גדול ממנו הולך על אדמיניסטרציה ותיאומים שחוזרים על עצמם. אז הצעד הראשון הנכון יותר יכול להיות עוזר תפעולי במשרה חלקית, או עזרה חיצונית בתכנון, באיסוף חומרים, במעקב אחרי דדליינים ובתקשורת בסיסית עם לקוחות. זה משחרר את הבעלים למכירות ולעבודה המורכבת, והגיוס של מומחה יכול לבוא אחר כך, על קרקע יציבה יותר.

החלטת כוח האדם הראשונה צריכה להגדיל קיבולת בכך שהיא משחררת את המשאב הנדיר ביותר: הזמן של הבעלים.

הגדירו את העבודה לפני שאתם בוחרים אדם

לפני ששואלים "עובד או קבלן?", כתבו את העבודה.

הגדירו:

• איזו תוצאה אתם צריכים
• אילו משימות כלולות
• כמה העבודה חוזרת על עצמה
• כמה שיקול דעת היא דורשת
• איזה סטנדרט איכות חשוב
• איזה מידע, כלים וגישה האדם צריך
• מי בודק את העבודה
• מה יכול להשתבש

אם אתם לא יכולים להגדיר את העבודה, אתם לא מוכנים להעביר אותה. אתם עדיין צריכים לפרק אותה לגורמים.

בשלב הזה הרבה בעלי עסקים מגלים שהגיוס הראשון לא צריך לשכפל את הבעלים. הגיוס הראשון צריך להסיר את צוואר הבקבוק (השלב שמאט את כל השאר) שחוסם צמיחה, איכות, מכירות או את הפוקוס של הבעלים.

מתי גיוס במשרה מלאה מתאים

עובד במשרה מלאה יכול להתאים כשהעבודה יציבה, חוזרת, מרכזית לעסק וחשובה מספיק כדי להצדיק זמן ניהול.

חפשו סימנים כמו:

• אותה עבודה מופיעה כל שבוע או כל חודש
• אתם דוחים הזדמנויות רווחיות כי קיבולת הביצוע מלאה
• מכירות או אסטרטגיה נדחות
• איכות תלויה יותר מדי בהתערבות האישית שלכם
• הרווח הגולמי הצפוי יכול לכסות את העלות המלאה של התפקיד
• הצורך נמשך חודשים, לא שבוע לחוץ אחד

גיוס נותן יותר שליטה, המשכיות, התאמה תרבותית וידע פנימי. הוא גם מוסיף שכר, אונבורדינג (קליטה של עובד חדש), ניהול, עלויות מעסיק, ליווי משפטי, ציוד וסיכון.

המדריך של SBA להעסקת עובדים וניהולם מזכיר שגיוס כולל מבנה שכר, רישומים, היכרות עם דיני עבודה וחובות מס. הדרישות המדויקות משתנות לפי מדינה ומבנה משפטי, ולכן בדקו אותן עם רואה חשבון, חשב שכר או עורך דין מתאים לפני גיוס.

מתי אאוטסורסינג מתאים

אאוטסורסינג מתאים כשהעבודה מקצועית מאוד, משתנה בכמות, זמנית, לא מספיק מרכזית לתפקיד פנימי או כשפשוט יותר לקנות אותה ממי שכבר יש לו כלים וניסיון.

דוגמאות טובות הן ספרינט עיצוב, תמיכת הנהלת חשבונות, ביצוע שיווקי נקודתי, הקמת אוטומציה, עריכת וידאו, הקמת מערך משאבי אנוש, מסמכים משפטיים ומשימות טכניות שלא דורשות שליטה פנימית יומיומית.

אאוטסורסינג לא תמיד זול יותר. מחיר שעתי נמוך יכול להיות יקר אם ההנחיות לא ברורות, האיכות לא יציבה, הדדליין זז או שאתם משקיעים יותר מדי זמן בבדיקה ותיקון.

הוציאו עבודה החוצה רק אחרי שאתם יודעים להגדיר תוצאה, דדליין, סטנדרט בדיקה, קצב תקשורת ובעלות על קבצים או קשרי לקוחות.

סיווג ושליטה דורשים בדיקה מקצועית

אל תבחרו "קבלן" רק כי זה נראה גמיש. סיווג עובד או קבלן הוא עניין משפטי לכל דבר.

מדריך IRS לסיווג עובדים וקבלנים בוחן את מכלול מערכת היחסים, כולל שליטה התנהגותית, שליטה פיננסית וסוג הקשר. הכללים בישראל שונים, ואתר כל זכות מפרט מה מעסיק בישראל חייב לעובד. הלקח המעשי דומה בכל מקום: מי שולט בעבודה, עד כמה האדם נשען עליכם, של מי הכלים, מי קובע את הלו"ז, אילו הטבות הוא מקבל וכמה זמן נמשך הקשר, כל אלה חשובים.

המאמר הזה הוא הכוונה לתכנון עסקי, לא ייעוץ משפטי, מס או ניהול משאבי אנוש. אם התפקיד מתמשך, מפוקח ומרכזי לעסק, קבלו ייעוץ מקצועי לפני שאתם מתייחסים לאדם כקבלן.

השתמשו בכלי גיוס מול אאוטסורסינג בשלב התכנון

הכלי בעמוד הזה משווה רק כסף: העלות החודשית המלאה של עובד, העלות החודשית של השעות החיצוניות ומספר השעות שבו שתי האפשרויות עולות אותו הדבר. שליטה, עקביות, גמישות, זמן הכשרה, סיכון איכות ומאמץ של הבעלים נשארים שיקול דעת שלכם סביב המספר הזה.

השתמשו בו לפני ההחלטה, לא אחריה. הכניסו הנחות מציאותיות ושאלו:

• מה העלות החודשית כולל זמן ניהול?
• מה קורה אם האדם עוזב?
• איזו אפשרות מגינה טוב יותר על איכות?
• איזו אפשרות יכולה להתחיל מהר יותר?
• איזו אפשרות יוצרת יכולת חוזרת בתוך העסק?

הכלי לא קובע סיווג משפטי. הוא לא מחליף שיחה אמיתית על העבודה, האדם והסיכון.

אם העומס הוא חלק ממעבר רחב יותר, מביצוע שנשען על הבעלים לביצוע שנשען על צוות, המשיכו אל מעסק של אדם אחד לצוות אמיתי. אם העבודה חוזרת, תעדו אותה בעזרת בניית תהליכים בעסק.

תעדו את ההעברה הראשונה

האצלה לא מתחילה בהעברת משימה, אלא בתוצאה ברורה ובסמכות.

לפני ההעברה הראשונה, כתבו:

• איך נראית הצלחה
• מה האדם רשאי להחליט לבד
• מתי חובה לשאול
• איזה דדליין חשוב
• אילו דוגמאות איכות צריך לחקות
• איך אתם תבדקו את העבודה

אם אתם מעבירים רק משימות, אנשים חוזרים עם שאלות. אם אתם מעבירים תוצאות, סמכות וסטנדרטים, העסק מתחיל לבנות צוות אמיתי.

חלוקת אחריות ברורה, האצלת סמכויות אמיתית ושגרה פשוטה של בדיקת העבודה הן מה שייעוץ ניהולי לבעלי עסקים קטנים בונה איתכם.

אם אתם רוצים לברר אם הצעד הבא צריך להיות גיוס, שותף חיצוני, תהליך טוב יותר או עדיין בלי גיוס, דברו איתי.