מה זה פרויקט (Project)

הגדרה

התקנים של PMI מתארים פרויקט כמאמץ זמני שנועד ליצור מוצר, שירות או תוצאה ייחודיים. זמני פירושו שיש לו התחלה מתוכננת וסיום מתוכנן. ייחודי פירושו שהתוצר עוד לא נוצר בדיוק בצורה הזו. זה הקו שמפריד בין פרויקט לבין הפעילות השוטפת: הפעילות השוטפת היא העבודה החוזרת שמחזיקה את העסק, למשל שירות ללקוחות בכל יום, ופרויקט משנה משהו פעם אחת ונגמר. כל פרויקט נתון בשלושה גבולות שמושכים זה נגד זה, שנקראים לא פעם משולש האילוצים: התכולה, כלומר העבודה שהוא יספק, הזמן והעלות. כשמרחיבים את התכולה, הזמן או העלות חייבים לזוז.

למה זה חשוב

תוצר מוגדר ותאריך סיום הם מה שמאפשר לומר מתי העבודה הסתיימה והאם היא הצליחה. עבודת צמיחה שנשארת בתוך השגרה, כמו שירות חדש או אתר חדש, נוטה להפסיד למשימות הדחופות של היום ולא נגמרת אף פעם. כפרויקט היא מקבלת זמן משלה וקו סיום ברור.

קשור ישירות: Program (תוכנית), פורטפוליו (Portfolio), תכולת פרויקט (Scope).

טיפים לשיפור

• כתבו אמנת פרויקט בעמוד אחד לפני שמתחילים: המטרה, האחראי, תאריך הסיום, התקציב ומה נשאר מחוץ לתכולה.
• מנו אחראי אחד שעונה על התוצאה, גם כשהרבה אנשים עושים את העבודה.
• החליטו מראש מה זז כשמשהו משתנה: יותר זמן, יותר כסף או פחות תכולה.
• סגרו את הפרויקט בכוונה: אשרו את התוצאה, העבירו את העבודה השוטפת למישהו ורשמו מה למדתם.

טעויות נפוצות

• להתחיל בלי תאריך סיום, כך שהפרויקט נגרר הלאה כמשימת צד.
• להוסיף תכולה בלי להזיז את התאריך או את התקציב, כאילו שלושת הגבולות לא קשורים זה לזה.
• להכריז שהפרויקט הסתיים בלי להעביר את העבודה השוטפת לאף אחד.