מה זה פורטפוליו (Portfolio)

הגדרה

לפי התקן של PMI לניהול פורטפוליו (The Standard for Portfolio Management), פורטפוליו הוא הפרויקטים, התוכניות, תתי הפורטפוליו והפעילות השוטפת שמנהלים כקבוצה כדי להשיג יעדים אסטרטגיים. הפעילות השוטפת נכללת בו, כי היא נשענת על אותם אנשים ואותו כסף כמו הפרויקטים. לנהל פורטפוליו פירושו לבחור: לרשום כל מועמד, להשוות כל אחד ליעד של השנה, למתוח קו במקום שבו האנשים והתקציב נגמרים, ולומר לא, או עוד לא, למה שמתחת לקו. תוכנית משרתת יעד אחד, והפורטפוליו הוא כל הסל, שנבחר לפי האסטרטגיה. בשפה היומיומית פורטפוליו הוא גם תיק עבודות, למשל של מעצב, או תיק השקעות. העמוד הזה עוסק במשמעות של ניהול פרויקטים, ואינו נותן הכוונה להשקעות.

למה זה חשוב

הפורטפוליו הופך את הוויתור על פרויקטים אחרים להחלטה גלויה: הרשימה מסודרת לפי היעד של השנה, הקו נמתח במקום שבו הקיבולת נגמרת, ומה שמתחתיו מוקפא בכוונה, עם סיבה. בלי פורטפוליו, פרויקטים מאושרים לפי סדר ההגעה, יותר מדי מהם רצים במקביל, והחשובים נתקעים כי חסרים להם אותם אנשים מעטים.

קשור ישירות: פרויקט (Project), Program (תוכנית), אסטרטגיה עסקית (Business Strategy).

טיפים לשיפור

• רשמו בעמוד אחד כל פרויקט, תוכנית ומחויבות שוטפת, לפני שאתם מאשרים משהו חדש.
• השוו כל פריט ליעד האחד של השנה, כדי שהסדר ייקבע לפי האסטרטגיה ולא לפי מי שביקש ראשון.
• מתחו את הקו במקום שבו האנשים והתקציב נגמרים, וכתבו סיבה אחת ליד כל פריט שמתחתיו.
• עברו על הרשימה במועד קבוע, למשל פעם ברבעון, והזיזו פריטים מעל הקו או מתחתיו כשהעובדות משתנות.

טעויות נפוצות

• להשאיר את הפעילות השוטפת מחוץ לרשימה, למרות שהיא משתמשת באותם אנשים כמו הפרויקטים.
• להריץ במקביל יותר פריטים גדולים ממה שהצוות יכול לשאת, כך שכולם מתקדמים לאט.
• לראות בפרויקט מוקפא כישלון, ולא החלטה שאפשר לחזור אליה.