מה זה Program (תוכנית)

הגדרה

לפי התקן של PMI לניהול תוכניות (The Standard for Program Management), תוכנית היא קבוצה של פרויקטים קשורים, תוכניות משנה ופעילויות של התוכנית, שמנהלים אותם בתיאום כדי להשיג תועלות שלא היו מושגות אילו כל אחד מהם נוהל לבד. תועלת היא תוצאה שנותנת ערך או שינוי לטובה למי שמקבל אותה: יותר תורים, המתנה קצרה יותר, שוק חדש. לכל פרויקט בתוכנית נשארים התוצר שלו ותאריך הסיום שלו. התוכנית מוסיפה את הסדר ביניהם, את האנשים והתקציב המשותפים, ובעלים אחד שעוקב אחרי התועלת ולא רק אחרי התאריכים. המילה "תוכנית" כאן פירושה קבוצה של פרויקטים, לא תוכנית עסקית. וגם תוכנית ופורטפוליו הם לא אותו דבר: תוכנית משרתת יעד אחד, והפורטפוליו הוא כל הסל של הפרויקטים, התוכניות והפעילות השוטפת שהעסק בוחר לממן.

למה זה חשוב

כשמנהלים את הפרויקטים בנפרד, כל אחד נראה בסדר בתוכנית העבודה שלו, וההתנגשות מתגלה רק כששניים מהם צריכים את אותו מעצב באותו שבוע. כשמקבצים אותם לתוכנית, אדם אחד אחראי על הסדר ביניהם: העבודה המשותפת מתוזמנת פעם אחת, ועוקבים אחרי היעד שכולם משרתים יחד, לא רק אחרי מועד הסיום של כל פרויקט.

קשור ישירות: פרויקט (Project), פורטפוליו (Portfolio), תלות בין משימות (Dependency).

טיפים לשיפור

• מנו לתוכנית בעלים אחד, שמחליט על הסדר בין הפרויקטים כשהם מתחרים על אנשים או על כסף.
• קיימו בדיקה שבועית קצרה על פני כל הפרויקטים, כדי לזהות אנשים ותאריכים משותפים לפני שהם מתנגשים.
• כתבו את התועלת שבשבילה התוכנית קיימת, למשל יותר תורים, ובדקו אותה, לא רק את מועד הסיום של כל פרויקט.
• השאירו לכל פרויקט את תוכנית העבודה ואת האחראי שלו. התוכנית מתאמת ביניהם, היא לא מחליפה אותם.

טעויות נפוצות

• לתת לפרויקטים קשורים לשריין את אותם אנשים ואותו כסף כל אחד לחוד, כך שההתנגשות מתגלה רק בשבוע העמוס.
• לעקוב אחרי מועד הסיום של כל פרויקט ולא אחרי התועלת שבשבילה התוכנית התחילה.
• לנהל כל משימה בכל פרויקט מרמת התוכנית, במקום לנהל את הסדר בין הפרויקטים.