מה זה Kanban (קנבן)

הגדרה

Kanban, כפי שמשתמשים בו בעבודה משרדית, בתוכנה ובשירותים, הוא שיטה לנהל את זרימת העבודה: כל משימה היא כרטיס על לוח, העמודות הן שלבי העבודה, ולכל שלב יש מגבלה על מספר המשימות שהוא יכול להחזיק בו זמנית, מגבלת WIP (עבודה בתהליך). עבודה חדשה נמשכת פנימה רק כשמשימה יוצאת, ולא נדחפת פנימה כשלמישהו יש רעיון. לכל עמודה יש כלל כתוב שאומר מתי משימה סיימה בה. מדריך Kanban (The Kanban Guide) מונה ארבעה מדדי זרימה: WIP, כלומר מספר פריטי העבודה שהתחילו ולא הסתיימו, תפוקה, גיל פריט העבודה וזמן מחזור. המילה באה משיטת הייצור של טויוטה, שבה קנבן הוא כרטיס שמאותת מתי לייצר חלקים או לחדש את המלאי שלהם במערכת משיכה. שיטת Kanban של דייוויד ג׳יי אנדרסון העבירה את הרעיון לעבודת ידע.

למה זה חשוב

מגבלת WIP מכריחה לבחור: מסיימים משהו לפני שמתחילים משהו חדש, או בקיצור, מפסיקים להתחיל ומתחילים לסיים. המגבלה גם חושפת את צוואר הבקבוק, כי כרטיסים נערמים מול השלב שלא עומד בקצב, וכך רואים איפה צריך עזרה במקום לנחש. והלוח הוא המקום שבו מודדים זמן אספקה וזמן מחזור: כל כרטיס נושא את התאריך שבו נכנס ואת התאריך שבו יצא.

קשור ישירות: זמן אספקה (Lead Time), זמן מחזור (Cycle Time), צוואר בקבוק (Bottleneck).

טיפים לשיפור

• קבעו מגבלת WIP לכל עמודת עבודה, התחילו נמוך ועדכנו אחרי כמה שבועות.
• כתבו על הלוח את הכלל של כל עמודה: מה צריך להתקיים כדי שכרטיס יעבור הלאה.
• סמנו כרטיסים חסומים כך שכולם יראו אותם, ושחררו חסימות לפני שמושכים עבודה חדשה.
• רשמו על כל כרטיס תאריך התחלה ותאריך סיום, וכך זמן אספקה וזמן מחזור מגיעים בלי מאמץ.

טעויות נפוצות

• לתת ללוח להתרחק מהמציאות, כך שהחלטות נשענות על כרטיסים ישנים.
• להשאיר כרטיסים חסומים על הלוח ימים שלמים בלי שמישהו ישאל למה.
• להוסיף אנשים לכל עמודה במקום לעזור לזו שבה הכרטיסים נערמים.