מה זה 5 למה (5 Whys)

הגדרה

5 למה היא שיטת שאלות למציאת שורש הבעיה. מנסחים את הבעיה, שואלים למה היא קרתה, שואלים למה על התשובה, וממשיכים עד שמגיעים לסיבה שאם מתקנים אותה, הבעיה לא חוזרת. חמש היא קו מנחה ולא חוק: לפעמים שלוש שאלות מספיקות, ולפעמים צריך יותר. את השיטה מייחסים לסאקיצ'י טויודה, והיא שימשה בטויוטה כשהחברה פיתחה את שיטות הייצור שלה. טאיצ'י אונו עיגן אותה במערכת הייצור של טויוטה, וכינה אותה הבסיס לגישה המדעית של טויוטה. 5 למה היא טכניקה אחת של ניתוח שורש הבעיה, ולא שם נוסף לו. היא עוקבת אחרי שרשרת סיבות אחת, ואילו תרשים עצם הדג מתפצל לסיבות אפשריות רבות בבת אחת.

למה זה חשוב

כששואלים למה שוב ושוב, עוברים מהאשמת אדם אל הפער במערכת, כמו רשימת תיוג חסרה, הוראות לא ברורות או כלי תקול, ואת הפער הזה מתקנים. לשיטה יש גבולות ידועים. טרויוקי מינורה, לשעבר חבר הנהלה בטויוטה, אמר שהיא בסיסית מדי כדי להגיע לשורשים בעומק הנדרש, ואלן קארד טען ב-2017, בכתב עת בריטי לאיכות ובטיחות ברפואה, שאין קשר עקרוני בין הלמה החמישי לבין שורש הבעיה. כשלבעיה יש כמה סיבות בבת אחת, או כשהשרשרת ממשיכה להתפצל, עברו לתרשים עצם הדג. ובכל מקרה, התשובות טובות יותר כששואלים למה במקום שבו הבעיה קרתה, עם האנשים שהיו שם.

קשור ישירות: PDCA (מעגל דמינג), גנצ'י גמבוטסו (Genchi Genbutsu), עקרון פארטו (כלל 80/20).

טיפים לשיפור

• כתבו את הבעיה כמשפט אחד ומדויק לפני הלמה הראשון, למשל איזו הזמנה יצאה שגויה ומתי.
• אספו את האנשים שמעורבים ישירות, ושאלו את השאלות במקום שבו הבעיה קרתה, לא בחדר ישיבות.
• ענו על כל למה בעובדות ובראיות, לא בניחושים ובהנחות.
• כוונו את התשובות לכשלים בתהליך, לא להאשמה של אנשי צוות.
• עצרו כשאתם מגיעים לסיבה שבידיים שלכם לתקן, ואז מנעו ממנה לחזור בעזרת פוקה יוקה או נוהל עבודה חדש.

טעויות נפוצות

• ניתוח לבד במשרד, בלי לדבר עם העובדים בשטח שראו את הבעיה.
• לתת לניתוח להפוך לחיפוש אשמים במקום לשיפור התהליך.
• להתייחס לחמש כמספר קבוע, ולקצר או למתוח את השרשרת רק כדי להגיע אליו.
• להשתמש ב-5 למה בבעיה שיש לה כמה סיבות בבת אחת, כשתרשים עצם הדג מתאים יותר.