מה זה 5S (ארגון מקום עבודה)

הגדרה

5S היא שיטה לארגון מקום העבודה, שנקראת על שם חמש מילים יפניות שכל אחת מהן מתחילה, בתעתיק הלועזי, באות S. חמשת השלבים, בעברית ובשם המקובל להם באנגלית, הם: מיון (Sort), ארגון (Set in order), ניקיון (Shine), אחידות (Standardize) והמשכיות (Sustain). במיון מוציאים את מה שלא צריך. בארגון נותנים לכל פריט שנשאר מקום קבוע ומסומן. בניקיון מנקים את האזור ובודקים אותו באותה הזדמנות. באחידות הופכים את שלושת השלבים הראשונים לשגרה, ובהמשכיות הופכים את השגרה להרגל. בשלב המיון משתמשים לעיתים קרובות בשיטת התגית האדומה: כל פריט שאף אחד לא בטוח לגביו מקבל תגית אדומה ועובר לאזור המתנה לתקופה קבועה, במדריכים רבים 30 יום. מי שצריך פריט מבקש אותו בחזרה ומראה שהוא משתמש בו, ומה שאף אחד לא ביקש מועבר למקום אחר או נזרק. את השיטה ניסחו ב-1995 הירויוקי הירנו ותאקאשי אוסאדה, כל אחד בספר משלו.

למה זה חשוב

5S יוצרת מקום עבודה חזותי, שבו כל אחד רואה במבט אחד אם משהו חסר או לא במקומו, וכך הבזבוז יורד והצוות עובד מהר יותר. אותם חמישה שלבים עובדים גם על כונן משותף או על תיבת דואר. התוצר של שלב האחידות הוא בדרך כלל נוהל עבודה (SOP) או תקן חזותי, למשל תמונה של איך המדף אמור להיראות, והליכת גמבה קבועה היא הרגע הטבעי לבדוק שהתקן עדיין מחזיק.

קשור ישירות: קאיזן (Kaizen), SOP (נוהל עבודה סטנדרטי), פוקה יוקה (Poka-Yoke).

טיפים לשיפור

• התחילו במיון: שימו תגית אדומה על כל פריט שאף אחד לא בטוח לגביו, ותנו לו תקופת המתנה קבועה לפני שהוא יוצא.
• קבעו מקום לכל כלי או מסמך שנשאר, וסמנו אותו בבירור.
• נקו את מקום העבודה בקביעות, והשתמשו בניקוי כדי לזהות מוקדם דליפות, בלאי או פריטים חסרים.
• קבעו אחידות בעזרת תמונה של איך האזור צריך להיראות ושגרה קצרה שאומרת מי עושה מה ומתי.
• התחילו במדף אחד, בשולחן אחד או בתיקייה משותפת אחת, סיימו שם את כל חמשת השלבים, ואז העתיקו את התקן.

טעויות נפוצות

• לזרוק פריטים בשלב המיון בלי תקופת המתנה, כך שנעלמים דברים שהצוות עוד צריך.
• לא לתת לצוות את הזמן והמשאבים שנדרשים כדי לשמור על הסדר.
• לדלג על שלב ההמשכיות, וכך מקום העבודה חוזר לבלגן בתוך כמה שבועות.